Administratief en financieel beheer

Met inachtneming van alle geldende wet- en regelgeving en conform splitsingsakte en splitsingreglement;

• Incasseren en administreren van de door de eigenaren aan de Vereniging verschuldigde, door de ledenvergadering vastgestelde, periodieke bijdragen.
• Signaleren, bewaken en het nemen van vervolgstappen m.b.t.eventueel optredende achterstanden in de betaling van deze bijdragen.
• Het antwoord geven op telefonische) vragen van de leden inzake hun bijdragen.
• Bijhouden van mutaties in het ledenbestand, het maken van eindafrekeningen voor het appartementsrecht dat in eigendom wordt overgedragen, het uitschrijven van deze leden en het inschrijven van nieuwe leden inclusief het toezenden van alle benodigde VvE stukken.
• Makelaars en notarissen informeren over de financiële en algemene stand van zaken met betrekking tot appartementsrecht en de VvE.
• Inzage geven in alle financiële bescheiden aan een eigenaar van appartementsrecht van de VvE.
• Het beheren en administreren van een afzonderlijk, ten name van de Vereniging staande bank- en/of girorekening en). Het ten laste van de eerder genoemde rekening(en) van de Vereniging betalen van alle voor rekening van de Vereniging komende kosten en lasten.
• Gedurende het lopende boekjaar bewaken van de goedgekeurde begroting.
• Eenmaal per jaar opmaken van de financiële jaarstukken bestaande uit een exploitatieoverzicht, balans en een begroting
• De bank- en girobescheiden alsmede de bijbehorende originele nota’s etc. éénmaal per jaar laten controleren door de door de ledenvergadering benoemde leden van de kascommissie.
• De afwikkeling van schades met de verzekeringen.
• Het (laten) uitvoeren van alle besluiten, al dan niet in overleg met voorzitter en technische commissie, genomen in de Algemene Ledenvergadering.
• Digitaal vastleggen van de statische archiefbescheiden van de Vereniging.
• Toezicht houden op de naleving van de verschillende akten, reglementen en besluiten
• Het gevraagd of ongevraagd geven van adviezen terzake van de toepassing van het reglement, splitsingsakte, appartementsrecht, incassozaken etc.
• Administreren van (lopende) contracten.

Secretarieel

Met inachtneming van alle geldende wet- en regelgeving en conform splitsingsakte en splitsingreglement;

• Voorbereiding van de Algemene ledenvergadering (ALV) in overleg met de voorzitter dan wel bestuur en technische commissie al dan niet in de vorm van een bestuursvergadering.
• Opstellen van de agendapunten.
• Het organiseren, convoceren, bijwonen en notuleren van de Algemene Ledenvergadering.
• Het binnen de wettelijke termijn verspreiden van de concept notulen.

Technisch beheer

Met inachtneming van alle geldende wet- en regelgeving en conform splitsingsakte en splitsingreglement en in nauw overleg met de technische commissie:

• Het namens de VvE aanvragen, beoordelen en vergelijken van offertes.
• In opdracht van de VvE het uit laten voeren van klein-, onvoorzien onderhoud.
• Het bijhouden van een klachtenlogboek.
• Het vertegenwoordigen van de VvE t.b.v. groot- en klein onderhoud.
• Het uitvoeren van het meerjaren onderhoudsplan: indien wenselijk een aanvraag indienen bij een onafhankelijke organisatie.